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Les 10 Règles de Base pour les Conférences Téléphoniques

Une mauvaise préparation, une mauvaise gestion du temps ou un comportement inacceptable peuvent complètement faire dérailler les réunions d'affaires. De plus, les problèmes propres aux réunions virtuelles, tels que du matériel technologique de mauvaise qualité et les angles vidéo désavantageux, aggravent les risques.

Il n'est pas surprenant que les conférences téléphoniques puissent regorger d'inattentions, de personnes qui parlent en même temps, de manque de ponctualité et de difficultés à lire le langage corporel. Cependant, les vidéoconférences permettent également d'améliorer la connectivité et la productivité des membres d'une équipe en télétravail.

Si vous voulez que vos vidéoconférences soient très productives au lieu d'être frustrantes parce que désorganisées, vous devez apprendre ce qu'il faut faire et ne pas faire lors des conférences téléphoniques. Intégrez les règles de base des conférences téléphoniques pour garantir des réunions téléphoniques plus productives et fructueuses:

1. Encouragez la Ponctualité

Lorsque vous planifiez une réunion, mentionnez l'heure de connexion. Les gens ont tendance à se connecter à la dernière minute, mais ne trouvent pas le numéro ou le lien, ou ont alors des problèmes techniques, etc.

Pourquoi ne pas choisir une heure inhabituelle, comme 8h02 ou 7h34. L'envoi d'heures étranges est un excellent moyen de s'assurer que les membres de l'équipe se souviennent de l'heure d'appel.

Assurez-vous de commencer à l'heure exacte, que tout le monde participe ou non.

2. Contribuez à la Réalisation des Objectifs

Encouragez les employés à participer en partageant leurs idées, en contribuant aux discussions, en posant des questions et en parlant honnêtement.

Partagez votre expérience et vos perspectives uniques pour rendre les réunions intéressantes.

3. Travaillez les Angles de Vue

Un bon éclairage et un bon angle jouent un rôle primordial dans la qualité de la vidéo que vous partagez. Lorsque vous êtes assis sur une chaise ou un canapé, assurez-vous que votre caméra soit légèrement au-dessus de vous et orientée vers le bas.

En outre, faites face à la caméra. Si vous choisissez de regarder le flux vidéo plutôt que la caméra, vous donnerez l’impression de regarder ailleurs et vous paraîtrez distant et non professionnel.

Si vous regardez directement la caméra tout en parlant, vous donnez l'impression d'établir un contact visuel avec les membres de votre équipe. Enfin, assurez-vous que l'éclairage de votre pièce soit suffisamment puissant pour éclairer votre visage.

4. Vérifiez votre Matériel

Avant de vous connecter à votre conférence téléphonique, vérifiez votre matériel. C’est-à-dire votre connexion Wi-Fi, votre plateforme d'appel vidéo, vos paramètres spécifiques, votre caméra et son micro, etc.

Commencez par vérifier si votre signal Wi-Fi est suffisamment puissant pour diffuser une vidéo stable. Si le flux est instable, pensez à couper la vidéo.

Ensuite, familiarisez-vous avec les paramètres de la plateforme d'appel vidéo. Assurez-vous que votre caméra et vos micro soient fonctionnels. Si l'outil que vous avez choisi propose des effets amusants, gardez-les pour les moments où vous n’êtes pas en réunion.

5. Portez des Vêtements Adaptés au Travail

Il est certes tentant de porter son pyjama et son sweat-shirt préférés toute la journée, mais cela n'a rien de professionnel. Veillez à choisir une tenue professionnelle pour vos vidéoconférences.

6. Restez Mentalement et Physiquement Présent

Participez aux réunions virtuelles, soyez présent et évitez de prendre part en même temps à des activités non liées aux réunions. Écoutez attentivement et n'interrompez pas les autres.

Veillez à traiter les participants à la réunion avec le même respect que celui que vous attendez d'eux.

7. Vérifiez votre Environnement

Le travail à distance ne signifie pas que vous pouvez mettre votre logement sens dessus dessous. Il est essentiel d'avoir un arrière-plan propre et bien rangé pendant vos appels en vidéoconférence. Comme votre arrière-plan est visible lors des appels vidéo, il est nécessaire de nettoyer le désordre et de montrer un arrière-plan propre et organisé.

8. Coupez votre Micro quand Vous ne Parlez Pas

La plupart du temps, les participants ne se rendent pas compte que les bruits de fond créent de nombreuses distractions. Ils gênent les appels vidéo et rendent difficile l'écoute des informations essentielles partagées pendant la réunion.

Choisissez un lieu exempt de bruit et offrez un bon environnement pour vous concentrer sur la réunion. Utilisez le bouton de mise en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Cela permet d'éliminer le bruit supplémentaire ajouté pendant les appels vidéo.

9. Réfléchissez avant de Parler

Lorsque vous participez à une réunion, il est essentiel de parler clairement. Utiliser des mots d'argot, des acronymes ou des expressions idiomatiques pour partager des idées ou des commentaires peut être difficile à comprendre pour les participants. Parlez clairement pour aider les gens à comprendre facilement vos pensées.

En outre, vous pouvez ne pas être d'accord avec les idées de votre collègue, mais être impoli n'est pas une bonne façon d'exprimer votre point de vue. Faites part de votre point de vue d'une manière qui ne soit pas humiliante pour votre collègue.

10. Prenez des Notes

Au cours des réunions, les employés partagent des informations, des idées et des commentaires précieux. Cependant, nous passons tous à côté de certaines de ces informations si nous ne les notons pas tout de suite. Il est essentiel d'enregistrer les points importants partagés pendant la réunion, pour qu'il soit plus facile de les suivre par la suite.

À Faire et à ne pas Faire Pendant les Conférences Téléphoniques

Les vidéoconférences sont devenues très courantes, surtout après la pandémie actuelle. C'est l'un des meilleurs moyens de se connecter aux employés et aux clients pour discuter de détails liés à l'entreprise. Pour mener à bien une réunion par appel vidéo, il faut suivre les règles spécifiques établies pour les réunions à distance. Nous vous présentons ici les choses à faire et à ne pas faire lors des conférences téléphoniques.

À Faire

Voici les conseils essentiels à suivre pendant une conférence vidéo.

  • Fixez une date et une heure convenables. Une réunion par appel vidéo ne signifie pas que vous pouvez la programmer à n'importe quel moment de la journée. Lorsque vous planifiez une séance de travail à distance, vous devez tenir compte de l'emploi du temps de vos participants, puis fixer un horaire approprié, y compris l'heure et la date.
  • Choisissez un endroit calme. Les bruits de fond des enfants, de la télévision ou des animaux domestiques peuvent être source de distraction pendant les réunions. Il vaut mieux éviter d’être la personne qui perturbe les moments importants de la conférence. Choisissez donc un lieu exempt de tous ces bruits pour vous concentrer sur l'ordre du jour de la réunion.
  • Organisez une séance de questions-réponses. Avant de passer à l'objectif de la réunion, mentionnez toujours la séance de questions-réponses. Cela permet de gagner beaucoup de temps pendant la réunion. Les employés peuvent noter leurs questions et les poser à la fin de la réunion. Lorsque les employés interrompent au milieu pour poser des questions, l'hôte oublie souvent les informations essentielles qu'il doit partager avec les employés. Les séances de questions-réponses aident les animateurs à partager les informations sans oublier les instructions essentielles.
  • Restez concentré. Il ne suffit pas d'être physiquement présent pendant une réunion. Les participants doivent être mentalement à jour pendant une session. Les participants doivent s'engager activement dans une vidéoconférence.

À ne pas Faire

Pour mener à bien une vidéoconférence, les participants doivent éviter les points suivants:

  • Oublier les informations d'accès de connexion. La plupart des plateformes d'appel vidéo nécessitent un code d'accès pour accéder à la réunion. L'oubli des l'informations nécessaires pour accéder à une réunion peut être vraiment dommageable. Notez les détails de connexion pour éviter tout problème lors de la réunion.
  • Manger ou boire pendant la réunion. Les réunions à distance ne signifient pas que les participants peuvent agir avec désinvolture pendant d'importantes réunions vidéo. Manger pendant les réunions par appel vidéo peut distraire les participants. Cependant, vous pouvez boire de l'eau pendant les réunions, mais assurez-vous que votre microphone est en sourdine pour éviter les bruits de déglutition.
  • Interrompre les participants. Interrompre une personne pendant qu'elle parle est une mauvaise habitude. Si vous souhaitez partager quelque chose d'important pendant une réunion, attendez toujours que l'orateur ait fini de parler avant d'intervenir.

Pour Résumer

Il est essentiel de respecter l'étiquette des appels vidéo pour mener des réunions productives. En suivant les conseils ci-dessus, chaque participant aura le sentiment de faire partie intégrante de la réunion. Ils vous aideront également à organiser une réunion qui soit efficace.

Ainsi, la prochaine fois que vous organiserez une réunion en appel vidéo, suivez les conseils mentionnés ci-dessus pour une réunion à distance réussie.

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