Beaucoup d’entreprises qui sont passées au télétravail après la pandémie préconisent constamment la mise en place de systèmes permettant un travail d'équipe en ligne plus efficace. S'assurer que chaque membre de l'équipe collabore de manière cohérente dans un environnement de travail à distance est essentiel au succès de l'entreprise. Cependant, il s'agit d'une tâche difficile à réaliser. L'augmentation massive du nombre de personnes travaillant à domicile pose de nombreux défis aux équipes qui essaient de travailler ensemble.
Problèmes du Télétravail
Alors que les gens travaillent de chez eux ou d’un autre lieu, en télétravail, il y a de moins en moins d’opportunités de face à face pour collaborer. Les entreprises, de ce fait, doivent trouver de nouveaux moyens qui augmente le nombre de possibilités entre les employés, tout en s’assurant qu’ils sont toujours productifs chez eux.
Dans ce cas, les outils en ligne qui permettent de communiquer et de s’envoyer des messages peuvent être fondamentaux. Les entreprises doivent être capables d’intégrer des outils en ligne dans leur interface de travail pour que les employés en télétravail puissent communiquer entre eux.
Piliers de la Collaboration
Il est fondamental pour les entreprises de fonctionner dans un environnement de travail collaboratif. Dans un environnement distant, la création d'un environnement de travail collaboratif exige que les chefs d'entreprise se concentrent sur les piliers qui permettent la collaboration.
Ces piliers incluent le travail, les personnes, le temps et la technologie. Lorsque vous parlez de travail, vous devez inclure des sujets tels que l’automatisation, la gestion du flux de travail, etc. Le travail que vous effectuez simplifie la coordination afin que les personnes puissent se concentrer sur leurs tâches tout en travaillant ensemble.
Les personnes d’une entreprises doivent communiquer les uns avec les autres pour prendre de meilleurs décisions. Ils ont besoin d’être informés de chaque mise à jour en temps réel pour modifier sur flux de travail et faire des recommandations.
Certaines technologies disponibles aujourd’hui permettent aux entreprises d’automatiser ces processus, ce qui favorise une meilleur collaboration. Réaliser ces interactions collaboratives les uns avec les autres consolidera les piliers du travail en équipe. Les entreprises doivent promouvoir la transparence et la confiance, afin de favoriser un environnement plus propice à la confiance. La transparence est essentielle non seulement pour les personnes qui travaillent dans des équipes motivées, mais aussi pour celles qui supervisent et gèrent ces équipes.
Les chefs d’équipe ont besoin d’avoir un meilleur aperçu des transactions qui se sont déroulées au fil du temps. Les entreprises doivent être conscientes du travail et les individus sont les mieux à même de gérer leur travail et leurs priorités. Les priorités changent en même temps que les orientations de la direction. Il faut donc adopter une approche plus souple, par exemple en permettant aux employés de travailler à distance depuis leur domicile.
Système d’Approche Flexible
La flexibilité du télétravail exige que les chefs d'entreprise donnent aux individus les moyens de planifier, gérer et exécuter leur travail en fonction de l'évolution de leurs responsabilités. Pour parvenir à cela de manière efficace, les entreprises doivent déployer un système de gestion du travail en ligne qui permette la collaboration, la communication et l'exécution de manière efficace.
Vous devez vous assurer que le système est fiable, transparent, sécurisé et ne compromet aucune infrastructure existante. La technologie mise en œuvre dans ce but doit faciliter les choses, pas les compliquer.
Les outils de télétravail et d’amélioration de la collaboration se sont certainement améliorés ces dernières années, mais ils ne sont pas nécessairement nouveaux. Les entreprises ont déjà expérimenté ce genre de transformation. Les évènements actuels ont forcé les entreprises à se concentrer encore plus sur les méthodes et les outils.
Importance Des Réunions en Ligne
Lorsque l’on travaille à distance, la productivité peut dépendre de la qualité de la collaboration au sein de l’équipe. Pour augmenter la collaboration entre les membres de l’équipe, il faut instaurer la confiance entre eux au cours de ces évènements. Les réunions et les exercices de collaboration, en l'occurrence, sont des éléments essentiels à mettre en place pour pouvoir mesurer la productivité de votre personnel et maintenir son engagement.
Lorsque l’on travaille sur site, il semble évident de pouvoir aller voir un employé à son bureau quand on le souhaite. Lorsque vous commencez à travailler à distance, cette possibilité n’existe plus, et c’est à ce moment-là que vous vous rendez compte de son importance. C’est pourquoi, augmenter le nombre de réunions virtuelles est fondamental.
Lorsque vous animez des réunions virtuelles avec des outils de conférence en ligne, il est essentiel d'organiser des réunions attrayantes avec une vidéo qui soit utile et non aléatoire. Par exemple, vous pouvez organiser des réunions qui vont informer les employés sur l'importance du travail d'équipe en ligne et les moyens de l'améliorer.
Une présence en ligne excellente et la possibilité de discuter peut permettre aux employés de se sentir intégrés et engagés. Ainsi, lorsque vous vous demandez comment la collaboration en ligne peut conduire une équipe à être plus productive, vous devez tenir compte de facteurs tels que la responsabilité et l'inclusion.
Globalement, les possibilités de télétravail ne constituent pas seulement un changement inattendu pour les travailleurs, mais elles ont également un impact sur l'expérience client, ce qui crée des problèmes pour cette dernière.
Avantages pour le Travail d’Équipe de Faire des Réunions Virtuelles
Lorsque vous ne pouvez pas faire des réunions en présentiez, les réunions virtuelles deviennent le seul moyen pour créer des connexions entre les employés, ce qui peut être vital pour la productivité. Un employé engagé qui se sent connecté à son entreprise et se sent concerné par ses objectifs, sera plus motivé et dévoué.
Les réunions virtuelles offrent plusieurs avantages, outre une productivité accrue. L'un de ces avantages est la commodité, associée à un certain degré d'interaction en face à face. Les conférences vous permettent de vous voir, même à distance. Elles ont tendance à se concentrer sur un déroulé, et permettront de perdre beaucoup moins de temps. Par conséquent, votre équipe peut devenir plus productive, car le temps pris pour se rendre au bureau n'existe plus.
Mettre en Place des Réunions Virtuelles
Trois choses sont essentielles pour qu’une réunion virtuelle soit réussie. La première chose dont vous avez besoin, c’est d’un outil permettant à tous les employés d’être dans la même pièce virtuelle. Pour cela, il faut des outils comme Zoom ou Microsoft Teams. Cela peut être n’importe quelle application, du moment que cela permet l’usage de l’audio et des webcams. Cela vous donne également la possibilité de partager les écrans.
Deuxièmement, vous devez créer un objectif ou un plan autour duquel va tourner la réunion. Cela donnera aux travailleurs l'envie et la motivation de se rendre à leur réunion d'équipe. Il vous faudra également faire appel à un animateur pour gérer l'ordre du jour et faire avancer les choses. Créer un espace qui permet de contribuer et de se connecter vous aidera à garder une longueur d’avance.
Animer des Réunions et Évènements en Ligne
L’animation en ligne est un excellent moyen d'aider les équipes à rester connectées. Cependant, elle requiert un ensemble unique de compétences que les chefs d'équipe devront acquérir et développer. Certains aspects de la formation en ligne peuvent être très nouveaux pour votre équipe. Par conséquent, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que chaque membre de l'équipe sache comment les réunions et les activités en ligne fonctionneront.
C'est pourquoi l'animation de réunions en ligne vous obligera à partir du principe que les gens ne savent pas tout, et que vous devrez tout leur expliquer dans les moindres détails. Qu'il s'agisse d'un coaching, d'une réunion ou d'un événement en ligne, les animateurs auront besoin de soutien.
Le soutien permet de s'assurer que vous disposez de tous les équipements nécessaires et que votre Internet fonctionne rapidement et sans problème. Pendant l'événement, vous devez également surveiller de très près les salons de discussion pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs pendant l'événement.
En Conclusion
Pour stimuler le travail d'équipe en ligne, un système de gestion en ligne rationalisé, facile d’utilisation et des réunions virtuelles obligatoires peuvent contribuer à offrir une meilleure productivité. Une coopération productive et une meilleure collaboration en ligne ne sont pas faciles à obtenir, et les chefs d'équipe ont besoin de pratiques répétitives et de formation pour y parvenir. Par conséquent, toutes les entreprises doivent prendre des initiatives claires lorsqu'elles tentent de déployer des stratégies de travail en équipe au sein de leur entreprise. Le modèle d'équipe à distance a le pouvoir de rendre votre équipe beaucoup plus productive qu’elle ne l’est actuellement.
