8 Choses à Prendre en Compte Pour Choisir un Bureau Virtuel

Vous vous demandez comment choisir un bureau virtuel pour votre business ? Peut-être que vous cherchez une checklist qui vous aidera dans votre prise de décision pour slectionner un bureau virtuel. Dans ce cas, vous êtes au bon endroit ! Continuez à lire…

Un des effets de la pandémie mondiale due au coronavirus, c’est que de nombreuses sociétés sont passées au travail en ligne, et une majorité de leurs employés sont désormais en télétravail. D’après les statistiquesau moins 55 % des entreprises offrent des possibilités pour le travail à distance. Pour cela, ce n’est pas surprenant que de nombreuses entreprises travaillent toujours en ligne, même aujourd’hui alors que la pandémie recule.

Cela amène à la question : comment choisir un bureau virtuel ?

Il ne faut pas se précipiter pour choisir un bureau virtuel. Après tout, c’est une décision qui peut impacter le succès et la réussite des objectifs de votre société. 

Ne vous inquiétez pas, nous avons passé en revue tout ce que vous avez besoin de savoir avant de sélectionner un bureau qui vous permettra de mettre en place vos opérations virtuelles.

Dans les paragraphes suivants, nous partageons quelques conseils sur les variables essentielles que vous devez prendre en considération lors du choix d’un bureau virtuel. Vous découvrirez également pourquoi un espace de bureau virtuel est important, même si vous travaillez à distance.

Mais tout d’abord, que signifie exactement un bureau virtuel?

Que sont les bureaux virtuels?

Les bureaux virtuels sont essentiellement des espaces qui permettent aux entreprises d’avoir une adresse physique pour leur bureau sans pour autant s’engager sur la durée avec un bail ou avoir des dépenses de personnel administratif. En d’autres termes, un bureau virtuel est un emplacement physique qui permet à l’entreprise de maintenir sa présence physique dans la localité souhaitée sans pour autant louer de local.

Avoir un bureau virtuel vous permet, en tant que chef d’entreprise, de profiter des avantages que vous pouvez avoir avec un vrai bureau, sans pour autant louer d’immeuble ou de local. Les avantages incluent une adresse postale, une ligne téléphonique, des installations pour les vidéos conférences ou des salles de réunion.

Maintenant, examinons les points-clés des raisons d’avoir un bureau virtuel.

Pourquoi les Bureaux Virtuels Sont Importants

Avant de plonger dans notre compilation des 10 points principaux à prendre en considération lors du choix d’un bureau virtuel, voici quelques avantages à l’acquisition de ce genre d’établissement:

• L’utilisation d’un bureau virtuel implique moins de frais généraux puisqu’il n’y a pas de loyer, ni de facture d’eau ou d’électricité, etc.
• Les bureaux virtuels confèrent aux entreprises un côté plus professionnel, légitime et crédible.
• C’est plus écologique puisqu’il n’y a pas besoin de faire les trajets ou d’utiliser des quantités d’énergie importantes pendant le temps de travail.
• Il est plus facile d’agrandir votre entreprise puisque vous n’aurez alors pas à vous soucier de trouver des locaux plus grands ou autres problèmes du genre.
• Cela permet un meilleur équilibre entre vie privée et travail, pour vous comme pour vos employés.
• Enfin, l’utilisation de bureaux virtuels conduit à une augmentation de la productivité puisque les employés n’ont pas besoin de perdre du temps à se rendre au travail, ils sont donc moins stressés.

Choisir un Bureau Virtuel : 8 Facteurs à Prendre en Compte

Maintenant que vous connaissez les avantages à avoir un bureau virtuel, nous allons vous guider pour choisir un service vous corresponde. Souvenez-vous qu’un bureau virtuel peut avoir un rôle significatif sur la productivité et le succès de votre entreprise. Il est donc important d’étudier attentivement vos possibilités avant de prendre une décision.

Voici donc les 8 facteurs essentiels à prendre en compte avant de sélectionner un bureau virtuel :

1. Choisissez un emplacement

Même si vous effectuez l'essentiel de vos opérations commerciales en ligne, vous devez veiller à choisir un emplacement idéal pour votre bureau virtuel. Ainsi, les personnes qui souhaitent faire des affaires avec vous pourront vous trouver facilement.

Plus important encore, vos bureaux virtuels doivent être situés dans des endroits relativement faciles d'accès pour vos employés lorsqu'ils en auront besoin. Après tout, personne ne voudra travailler pour vous si votre bureau se trouve à plusieurs heures de leur domicile.

Au bout du compte, un emplacement idéal est suffisamment proche d’une zone centrale facilement accessible pour vos clients et vos employés.

2. Identifiez les besoins de votre entreprise

Beaucoup de fournisseurs de bureaux virtuels offrent des services tels qu’une adresse postale, un suivi de courrier, des salles de conférence vidéo, des salles de réunions et plus. Même si tout cela semble être de bonnes idées, certains de ces services ne seront peut-être pas les plus adaptés à votre entreprise.

Pour cela, vous devez identifier les services spécifiques qui contribueront directement à atteindre les objectifs de votre entreprise. De cette façon, vous saurez ce qu’il vous faut rechercher en étudiant les fournisseurs de bureaux virtuels.

3. Étudiez plusieurs fournisseurs de bureaux virtuels

Une fois que vous avez identifié les besoins pour votre bureau virtuel, l’étape suivante consiste à rechercher les différents fournisseurs pour trouver ceux qui correspondent à vos besoins. Bien sûr, c’est généralement mieux d’avoir plusieurs possibilités pour pouvoir choisir celui qui vous procurera les détails particuliers dont vous avez besoin.

4. Étudiez le loyer

Louer un espace pour des périodes plus longues est normalement moins cher. Donc, si vous comptez utiliser votre bureau virtuel sur une longue période, c’est mieux de signer un bail à long terme. De plus, les clients feront plus confiance à votre marque si vous avez une adresse stable.

Toutefois, si vous n’êtes sur le marché pour un bureau temporaire, vous pouvez choisir une durée de location plus courte. De cette façon, vous n'aurez pas à verser des indemnités de résiliation de bail onéreuses.

5. Prenez en considération la flexibilité

Un autre point à prendre en considération avant de vous engager avec un fournisseur de bureaux virtuels, c’est la flexibilité que ces espaces offrent. Souvenez-vous, plus un espace est flexible, plus vous aurez de liberté pour développer votre affaire.

Par exemple, cet équipement a-t-il la capacité de s’étendre si votre entreprise grandit ? Vous permettent-ils de louer des salles de conférence ? Ce sont autant de questions dont vous devez connaître les réponses à l’avance.

6. Définissez votre budget

Un bureau virtuel est généralement une option rentable pour de nombreuses entreprises, mais vous devez néanmoins vous assurer que vous ne dépensez pas trop en choisissant cette option.

Heureusement, les différents espaces de bureaux virtuels offrent différentes options de prix. Dans certains cas, vous devrez payer un abonnement, tandis que d'autres n'exigeront qu'une location en fonction de votre utilisation.

7. Lisez les avis en ligne

Ensuite, puisqu’il vous faut resserrer votre liste de potentiels bureaux virtuels, c’est une bonne idée de faire quelques recherches sur les différentes options que vous avez retenues. De cette façon, vous aurez une meilleure idée de ce pour quoi vous vous engagez. Un bon moyen pour cela, c’est de regarder les avis que les autres entreprises ont partagés sur ces bureaux virtuels. Vous pouvez également demander les références clients si vous voulez aller plus loin.

En règle générale, si le bureau virtuel hésite à fournir des références de clients, cela peut être un signal d'alarme pour vous.

8. Sachez ce pour quoi vous allez payer

Chaque fournisseur de bureau virtuel a différentes combinaisons de services qui sont inclus dans les frais mensuels que vous payez. Par exemple, certains bureaux virtuels permettent les impressions, les scans et les copies en illimité, tandis que d’autres mettent une limite. Il est donc important que vous compreniez ce pour quoi vous allez payer.

Trouver des Bureaux Virtuels Proches de Moi

Knowing the various factors to consider when selecting a virtual office space is only the first step. The next is to find a suitable office space in your preferred location. If you’re looking for a virtual office space near you, here’s how to find one:

• Cherchez sur internet les bureaux virtuels autour de vous.
• Demandez des recommandations auprès d’entreprises proche de vous qui utilisent des bureaux virtuels.
• Contactez-nous pour trouver un bureau virtuel qui corresponde parfaitement à vos besoins.